Como usar a Validação de Dados no Excel

Hoje, quinta-feira véspera de feriado, uma postagem sobre um recurso do Excel 2007 que é muito solicitado nos cursos. O uso da validação de valores para que o usuário não possa digitar qualquer coisa em determinadas células das planilhas.

Ao verificar dados válidos, você pode exibir uma mensagem antes ou depois de os dados serem inseridos ou pode exibir ambas as mensagens.

Quando dados inválidos forem inseridos, você poderá exibir um dentre dois tipos de mensagens de erro. É possível exibir uma mensagem informativa que permita à pessoa corrigir os dados ou deixá-los na célula, ou uma mensagem de aviso que pergunta se a pessoa deseja continuar ou retroceder e corrigir os dados.

Então, mãos à obra!

Abra a planilha que você deseja inserir um alerta de Validação de Dados e clique na célula da restrição de valor. Clique na guia Dados e escolha Validação de Dados.
Na aba Configurações da janela de Validação de Dados, escolha as restrições para a digitação.

EXEMPLO: Na planilha de compras, acima, definiu-se uma mensagem de entrada com a informação de que deveria ser digitado um valor entre 2 (dois) e 10 (dez) para a quantidade de parcelas para pagamento.

Clique na aba Alerta de Erro para digitar uma mensagem de alerta ao usuário da planilha...

e uma mensagem de erro, impedindo a conclusão da digitação, se os valores estivessem fora do intervalo definido.
· Veja se a caixa seleção Mostrar mensagem de entrada ao selecionar célula está marcada;
· Para exibir um título em negrito na mensagem, digite o texto na caixa Título;
· Digite o texto da mensagem com até 255 caracteres, na caixa Mensagem de entrada
· Clique em OK.

Sempre que um valor for digitado, o Excel verifica se está dentro do permitido, senão exibe uma caixa de diálogo com o texto escolhido por você na Validação.

Para exibir uma Mensagem de Erro usando porcentagens

Clique na célula onde deve ser inserida ou calculada a porcentagem. Clique na guia Dados e escolha validação de Dados.

Na aba Configurações da janela de Validação de Dados, escolha as restrições para a digitação.

Permitir: Nesse campo escolha Decimal
Dados: está entre
Mínimo: o porcentual mínimo em valores decimais
Máximo: o percentual máximo em valores decimais

Clique na aba Alerta de erro...

- - Em Estilo, escolha Parar
- Em Título, digite Margem de Juros e na mensagem de erro, digite a mensagem de alerta ao usuário da planilha.
Clique OK para confirmar as opções de validação

Sempre que for digitada uma porcentagem maior do que 10%, o Excel emite uma mensagem de erro para que seja digitado um valor válido

Remover a validação de dados
Para remover a validação de dados de células semelhantes ou de todas as células que tenham validação em uma planilha, localize as células. Selecione as células onde você não deseja mais validar os dados e clique na guia Dados, escolha Validação de Dados.

Veja que a janela já abre com as restrições pré-definidas Clique no botão Limpar tudo e OK.

Quando o Comando Validação não Funciona

O Excel exibe as mensagens de erro definidas para as células com o comando Validação, somente quando os dados são digitados diretamente nas células.

O comando Validação não está disponível!
Ele pode não ficar disponível por uma das seguintes razões:
· Você está inserindo dados no momento;
· É possível que o conteúdo da planilha esteja protegido;
· Talvez a pasta de trabalho esteja compartilhada (embora você possa continuar inserindo dados e as mensagens de entrada e de erro continuem sendo exibidas, o comando Validação não ficará disponível enquanto uma pasta de trabalho estiver compartilhada).